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Información Técnica
SOLUCIONES DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
Existe la tendencia de implementar herramientas para el manejo
de imágenes (digitalización, microfilmación)
con el fin de solucionar los retos que plantea la administración
de archivos. Generalmente estos proyecto no obtienen los resultados
esperados lo que se traduce en gastos, ya que los verdaderos
problemas de fondo de un archivo no se solucionan.
La metodología que utiliza SETECSA para satisfacer
las necesidades de nuestros clientes implica que primero se
deben organizar los papeles (clasificar, ordenar, describir),
luego identificar que sirve y que no sirve y finalmente dotar
al archivo de aquellas herramientas tecnológicas que
permitan la mejor conservación, recuperación
y consulta de información de acuerdo con los requerimientos
y especificaciones de cada cliente en
particular. El resultado es una solución que integra
tecnología, procesos y recurso humano de manera que
aumenta la productividad del cliente y obviamente le ahorra
en costos.
ORGANIZACION DE ARCHIVOS
Las soluciones que implementa SETECSA se traducen en tranquilidad
para nuestros clientes. No cabe duda que en los documentos que
se conservan en un archivo están registradas todas las
transacciones de una organización. Eso quiere decir que
los archivos reflejan todos los aspectos y resultados de las
actuaciones de la empresa y por lo tanto, si los documentos
no estan organizados y controlados, pueden surgir problemas
al no disponer de pruebas o evidencias objetivas al respecto
y que eventualmente podrian llevar a situaciones criticas de
tipo legal, impositivo o de control de la gestión.
SETECSA ha probado en innumerables oportunidades que la mejor organización que se pueda aplicar a los archivos es la que corresponde a la estructura orgánica de la institución, ya que se basa en el respeto a la procedencia de los documentos. De aquí surge el cuadro de clasificación documental (Dependencias, series documentales y códigos asignados a las series) que aplicamos como primera fase del proceso de identificación y evaluación de los archivos.
CLASIFICACION DE ARCHIVOS
En nuestras soluciones el archivo muerto no existe. Los archivos
siempre estan ahí y lo que sucede realmente es que se
utilizan en mayor, menor o mínima frecuencia. Los archivos
que se utilizan esporádicamente se identifican como inactivos.
Los que se utilizan con una frecuencia relativa se clasifican
como activo o central y aquellos cuya utilizacón es permanente
son de gestión.
Para cualquier organización, el principal problema lo plantea el archivo inactivo: ocupa espacio y recursos de la organización. Su administración implica la depuración a través de metodologías de valoración y eliminación, para establecer aquella porción que constituira lo que se llama efectivamente es el archivo histórico, cuya escencia es la de constituir parte de la memoria corporativa de la organización.
CONSULTAS
El objetivo principal de organizar y administrar un archivo
es el de
facilitar su consulta para la toma de decisiones. SETECSA consciente
de este objetivo incorpora en sus soluciones los servicios de
consulta tanto física como de imágenes a traves
de diversas herramientas tecnológicas para esta fin.
Para la consulta física se considera el control a la circulación, préstamo y devolución de documentos tanto originales como copias. Para las imágenes se incorporan visores de imágenes a través de redes informáticas amparadas bajo los niveles de seguridad apropiados.
ALMACENAMIENTO
Los archivos pasan por tres fases: gestión, central o
activo e historico oinactivo. Para SETECSA es claro que la organización
debe asignar mayores recursos a la fase de gestión, ya
que es allí donde la producción de documentos
atiende a la solución de necesidades de información
inmediatas tanto de quien los produce como de quien los recibe.
Generalmente los archivos de gestión permanecen al alcance
de los interesados y entonces reposan el los escritorios o archivadores
y se acumulan formando expedientes. En esta fase, se dimensionan
los recursos necesarios para la administración y control
del archivo en sus siguientes fases: área de almacenamiento,
estantería, materiales y equipos, personal o proveedor
de estos servicios.
En la segunda fase, una vez asignados los recursos, la actividad esta orientada a garantizar las mejores condiciones de conservación (selección y transferencias primarias). En la tecera fase, se busca solo conservar lo verdaderamente importante para la empresa, y por lo tanto se extremarán los cuidados y condiciones para su óptima conservación.
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