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Preguntas Frecuentes
MANEJO ELECTRONICO DE DOCUMENTOS
SETECSA pone a disposición de sus clientes una robusta
infraestructura de hardware, sofware y comunicaciones para
la digitalización y manejo
electrónico de documentos posibilitando que los clientes
obtengan
reducciones superiores al 50% en la adquisición de
tecnologías de
digitalización. Las soluciones ofrecidas por SETECSA
incluyen todo el
proceso: preparación de documentos, digitalización,
indexación, archivo
tanto físico como digital. La administración
de las imágenes resultantes las puede hacer el cliente
en su propia red, o si lo prefiere SETECSA se puede encargar
de esta administración. El esquema de conexión
con SETECSA es por fibra óptica, lo que prácticamente
hace que las aplicaciones de imágenes sean parte de
su propia red. En caso de una contingencia o cuando se requiere
acceso desde un punto remoto sin conexión de fibra,
se ofrece la consulta via web con los mismos atributos del
usuario, controles de seguridad y de acceso bajo el servicio
ASP.
CAPTURA INTELIGENTE DE FORMAS
SETECSA ofrece a sus clientes ICE&HANDS (IH) como parte
de sus soluciones de captura automática de datos. IH
es la herramienta líder en OCR/ICR, y facilita el escaneo,
interpretación, verificación de campos impresos
para luego transferir los datos a un host. Apoyados en esta
herramienta, SETECSA ofrece a sus clientes la captura y gestión
masiva y automática de información existente
en planillas y formatos tales como formularios de impuestos,
planillas de recaudo, formularios de afiliaciones, encuestas,
consignaciones, vouchers, entre otros, diligenciados en forma
impresa o escrita a mano. SETECSA realiza el proceso completo
donde el cliente no tiene que intervenir. Solo entrega sus
formatos o planillas y SETECSA le devuelve las imágenes
resultado del proceso y/o la base de datos con su información.
Los procesos de OCR/ICR han permitido a los clientes, reducir la cantidad de errores por digitación de información y el aumento de la productividad al tener datos e información en un menor tiempo.
IMANES Y MEDIOS MAGNETICOS
Los detectores de metales manuales utilizados en los puntos
de seguridad, por ejemplo, son extremadamente dañinos
para los medios magnéticos, así como para los
video cassetes. Una carga estática denominada interferencia
electromagnética (EMI)es creada por los aviones durante
el vuelo y deteriorará sus cintas. Los Medios Magnéticos
deben ser siempre protegidos por un contenedor especialmente
diseñado para este fin.
TEMPERATURA Y MEDIOS
MAGNETICOS
La pérdida de información de medios magnéticos
se puede ocasionar por manipularlos a temperaturas que se salen
de los parámetros recomendados y en el mejor de los casos
la climatización de los medios tomará 24 horas
si quiere evitar la pérdida de información. Igual
sucede con la humedad que puede llegar a producir condensación
e igual, pérdida de información. Los Medios Magnéticos
deben manipularse en contenedores que permitan la circulación
del aire, con le fin de regular la temperatura y retardar la
presencia de humedad.
RECONOCIMIENTO LEGAL
DE DOCUMENTOS MICROFILMADOS
Los documentos microfilmados tienen reconocimiento legal como
documento oficial en la Legislación Colombiana y la microfilmación
como tal es una herramienta indiscutible en la administración
documental. Es por esto que SETECSA ofrece el servicio de Microfilmación
como parte de las soluciones de Administración de la
Información de la empresa moderna, ofreciendo a sus clientes
el ahorro de espacio, pues solo se requiere el 2% del que ocupa
la información en papel, la rápidez y comodidad
en la localización de documentos, la reducción
de costos de operación, la seguridad al efectuar duplicados
del original.
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